Wir kennen alle das leidige Thema Ausbil­dungs­nach­weise. Ich kenne wenige Auszu­bil­dende, die Lust darauf haben und nach Ausbil­dungs­be­ginn regel­mäßig dranbleiben. Da waren schnell mal einige Wochen oder Monate nachzu­holen. Den Azubis erschließt sich der Sinn nicht. Wir kennen das selbst. Sehen wir keinen Sinn in einer Aufgabe, dann verschieben wir das gern vor uns her. Von daher kann ich das gut verstehen.

Aber! Nicht nur das BBiG schreibt das regel­mä­ßige Führen des Berichts­heftes vor, es schafft auch die erfor­der­liche Trans­pa­renz, welche Ausbil­dungs­in­halte während der Ausbildung vermit­telt wurden.

Meine Tipps Azubis zum Schreiben zu motivieren:

• Verab­reden Sie für das Führen des Berichts­heftes einen festen Zeitraum in der Woche
• Erläu­tern Sie den Azubis, dass es sich nicht um eine Beschäf­ti­gungs­the­rapie handelt, sondern auch für sie selbst einen Nachweis über die vermit­telten Fertig­keiten, Kennt­nisse und Tätig­keiten bietet
• Stellen Sie früh klar: Das Berichts­heft bildet eine der Voraus­set­zungen für die Zulas­sung zur Abschluss­prü­fung, teilweise wird es heute schon für die Zwischen­prü­fung gefordert

Noch vor einigen Jahren war es üblich, dass Ausbil­dungs­nach­weise mit der Hand geschrieben wurden. Insbe­son­dere in Handwerks­be­rufen legten viele Ausbildungs­verantwortliche auf die aussa­ge­kräf­tige Formu­lie­rung der Aufgaben.

Grund­sätz­lich gab und gibt es das Wochen- und das Tagesformat.

Die Kammern ermög­li­chen seit 2017 bei der Erstel­lung von Ausbil­dungs­ver­trägen „schrift­lich“ oder „digital/elektronisch“ auszuwählen.

Was genau bedeutet das für die Ausbil­de­rinnen und Ausbilder?

Mit „schrift­lich“ ist vieler­orts noch handschrift­lich gemeint. Und ander­orts das Schreiben und Speichern in einer am PC erstellten Vorlage. Später wird auf den Ausdru­cken noch die echte Unter­schrift der Ausbil­derin bzw. des Ausbil­ders und des Azubis benötigt. Alles muss eventuell zur Zwischen­prü­fung bzw. mind. zur letzten praktischen/mündlichen Prüfung den Kammern vorge­legt werden.

Hierfür nutzen die Betriebe eigene Vorlagen in Office, der Kammern oder die Ausbil­dungs­nach­weise in Heften.

Dürfen Auszu­bil­dende die Nachweise digital erfassen, steht in meist ein Tool zur Verfü­gung. Jedes Tool hat seine eigene Ausrich­tung und entspre­chende Anknüp­fung an die Kammern. Denn es reicht leider nicht die Nachweise im Tool zu erfassen. Vielmehr müssen diese Nachweise auch in die Nachlese der Prüfer:innen gelangen.

Persön­lich sehe ich in der digitalen Version einen Gewinn für uns Ausbilder:innen und für die Auszu­bil­denden. Es geht in der Regel nichts mehr verloren, Fehler können schnell korri­giert werden und als Ausbil­derin habe ich meist einen guten Überblick über bereits vorlie­gende Wochen.

Da die Angebote zahlreich sind und schnell verwirren können, habe ich für Sie eine Auswahl zusammengestellt.

IHK Berlin Online-Portal

Sowohl der Betrieb, die Ausbilder:innen und die Auszu­bil­denden haben kosten­losen Zugriff auf das digitale Berichts­heft der IHK Berlin.

Die Auszu­bil­denden erhalten nach Eintra­gung des Ausbil­dungs­ver­trages die erfor­der­li­chen Zugangs­daten für das Azubi-Portal der IHK Berlin.

Haupt­ver­ant­wort­liche der Ausbildung im Betrieb haben über ihren Unter­neh­mens­login Zugriff auf alle Ausbil­dungs­nach­weise der Auszu­bil­denden. Die Ausbilder:innen erhalten über die den Unter­neh­mens­be­reich den digitalen Zugriff einge­richtet. Ausbil­dende Fachkräfte bzw. Berufsschullehrer:innen werden über die Berichts­heft­emp­fän­ger­funk­tion zur Kontrolle eingeladen.

Achtung! Aktuell sind die Websites der IHK deutsch­land­weit nicht erreichbar. Der Zugriff auf das online Berichts­heft als Unter­nehmen oder Azubi ist derzeit nicht möglich (Sep. 2022)

Vorteile:

• kostenlos für alle Ausbil­dungs­be­triebe der IHK Berlin
• übersicht­lich für Ausbilder:innen und ausbil­dende Fachkräfte
• DSGVO-konform
• einfach am PC nutzbar, mobil eingeschränkt
• Kommen­tar­funk­tion
• bequeme Nutzung
• Freiga­be­er­in­ne­rung per Mail
• Anerken­nung als online Berichts­heft gewährleistet

Nachteile:

• keine Verknüp­fung zum Ausbildungsrahmenplan
• unüber­sicht­liche Darstel­lung offener und erledigter Berichte
• keine Kommu­ni­ka­tion zwischen Berufsschullehrer:innen und Lernortausbilder:innen

 IHK Potsdam Bildungsportal

Seit Frühjahr/Sommer gibt es über das Bildungs­portal das online Berichts­heft der IHK Potsdam.

Jeder angeschlos­sene Betrieb kann sich nur für das Führen und Überprüfen des Berichts­heftes über das Bildungs­portal regis­trieren. Leider waren alle Websites der IHK in Deutsch­land zum Zeitpunkt des Beitrages aufgrund eines Hacker­an­griffs nicht erreichbar. Daher konnte diese Funktion nicht getestet werden. Aus diesem Grund folgt in zeitnah die Neuein­schät­zung zum Angebot über das Bildungs­portal. Bishe­rige Erkennt­nisse werden ergänzt.

Vorteile:

• DSGVO-konform
• kosten­lose Nutzung für Unter­nehmen, Ausbilder:innen und Auszubildende
• Anerken­nung als online Berichts­heft gewährleistet

Nachteile:

• kompli­zierte Regis­trie­rung mit Zusen­dung eines Regis­trie­rungs­codes per Brief
• Freigabe zur Nutzung muss durch Geschäfts­lei­tung geneh­migt werden
• Regis­trie­rung ist fehler­an­fällig und für Ausbilder:innen und Auszu­bil­dende unnötig kompliziert

Blok – das online Berichtsheft

Blok ist eines der ersten online Berichts­hefte. Von Beginn an gab es die Möglich­keit eine Verknüp­fung zum Ausbil­dungs­rahm­plan einzu­richten und die erledigten Lernziele zu dokumen­tieren. Die Übersicht erledigter Wochen für einzelne Azubis ist übersicht­lich gestaltet und eine entspre­chende Erinne­rungs­funk­tion inklusive. 

Vorteile:

• Verknüp­fung mit Ausbildungsrahmenplan
• zeigt fehlende Lernziel­be­reiche auf
• zeit- und ortsunabhängig
• der Überprü­fungs- und Geneh­mi­gungs­pro­zess ist leicht verständ­lich und effektiv getaltet
• für alle Auszu­bil­denden kostenfrei
• fördert die Kommu­ni­ka­tion mit Berufsschullehrer:innen und anderen Lernortausbilder:innen
• frei wählbar, ob die Übermitt­lung an die Kammer digital oder in papier­form erfolgen soll
• Kommen­tar­funk­tion
• Zugriff über mobil möglich

Nachteile:

• Schnitt­stelle zu Kammern noch nicht optimal gelöst
• umfang­reiche Ersteinrichtung
• kosten­pflichtig für Unternehmen

Digitales Berichts­heft

Digitales Berichts­heft bringt ähnliche Adminis­tra­ti­ons­mög­lich­keiten mit, wie Blok. Die Verknüp­fung zum Ausbil­dung­rah­men­plan wird nicht explizit ausgeschrieben.

Beson­ders inter­es­sant finde ich die Möglich­keit das Berichts­heft mit Freigabe durch den Betrieb an Prüfe­rinnen und Prüfer freizu­geben. Ob und wie diese Funktion von den Kammern aller­dings angenommen wird, ist unklar. Aus meiner Praxis kenne ich einige Prüfer:innen für verschie­dene Berufe, alle nutzen in der Regel die von den Kammern bereit­ge­stellten Plattformen.

Von den kosten­pflich­tigen Angeboten ist es die günstigste.

Vorteile:

• einfa­cher Genehmigungsprozess
• Kommu­ni­ka­tion zwischen Ausbilder:innen und Azubis
• zusätz­liche Anhänge können hochge­laden werden
• Berichte können diktiert werden
• Statis­tiken: Anzahl Tage im Betrieb, Berufs­schule, krank etc.
• Erklär­vi­deos für die Nutzung

Nachteile:

• kosten­pflichtig
• keine direkte Schnitt­stelle zu Kammern
• bei Erstin­be­trieb­nahme, Administrationsaufwand

Azubi­heft

Azubi­heft ist ein weiteres online-Berichts­heft, welches für Auszu­bil­denden kostenlos und für Unter­nehmen kosten­pflichtig ist. Für Unter­nehmen bietet es umfang­rei­chen Adminis­tra­ti­ons­mög­lich­keiten, die über das eigene CD hinaus­gehen. Auch in diesem Tool ist die Möglich­keit der Verbin­dung zu Ausbil­dungs­rah­men­plänen geschaffen worden.

Neben dem Export der Berichte als Pdf, können Ausbilder:innen die Berichte schnell und unkom­pli­ziert an- bzw. ablehnen und mit den Auszu­bil­denden kommunizieren.

In der Grund­ver­sion bietet das Tool einiges, was mit einem Add-on sinnvoll ergänzt werden kann. Mit dem Add-on können Beurtei­lungs­bögen, Einsatz­pla­nung und vieles mehr integriert werden.

Vorteile:

• struk­tu­rierte Genehmigungsprozesse
• für Auszu­bil­dende kostenlos
• erwei­terbar
• zeit- und ortsun­ab­hängig nutzbar
• wöchentliche/monatliche Berichte per Mail oder im Pdf-Format
• Server­standort Deutschland
• App für Berichtsheftführung

Nachteile:

• kosten­pflichtig
• Schnitt­stelle zu Kammern unklar

Berichtsheft.me

Dieses online-Berichts­heft ist nur für Auszu­bil­dende und nach Regis­trie­rung kostenlos. Berichtsheft.me bietet die Möglich­keit die täglich, wöchent­lich oder monat­liche Berichte zu schreiben.

Dieses kosten­lose Angebot beinhaltet einige Features, die die Nutzung struk­tu­riert und übersicht­lich gestalten.

Vorteile:

• kostenlos
• verschie­dene Vorlagen, IHK-konform
• Statis­tiken
• für die Nutzung auf mobilen Geräten optimiert

Nachteile:

• Server­standort unklar
• Berichts­heft muss gedruckt und von Ausbilder:innen unter­schrieben werden
• kein Geneh­mi­gungs­pro­zess
• keine Kommu­ni­ka­tion zwischen Ausbilder:innen und Azubis

Ich möchte ausdrück­lich darauf hinweisen, dass ich keinen Werbe­ver­trag mit den genannten Anbie­tern habe und diese Liste in keiner Weise als vollständig zu betrachten ist.

Haben Sie Inter­esse an Lösungen, die Ihre Ausbil­dungs­ar­beit erleichtern?

Ich stehe Ihnen gern mit meiner Exper­tise zum Thema Digita­li­sie­rung in der Adminis­tra­tion und Ausbildung zur Verfügung.