Wir kennen alle das leidige Thema Ausbildungsnachweise. Ich kenne wenige Auszubildende, die Lust darauf haben und nach Ausbildungsbeginn regelmäßig dranbleiben. Da waren schnell mal einige Wochen oder Monate nachzuholen. Den Azubis erschließt sich der Sinn nicht. Wir kennen das selbst. Sehen wir keinen Sinn in einer Aufgabe, dann verschieben wir das gern vor uns her. Von daher kann ich das gut verstehen.
Aber! Nicht nur das BBiG schreibt das regelmäßige Führen des Berichtsheftes vor, es schafft auch die erforderliche Transparenz, welche Ausbildungsinhalte während der Ausbildung vermittelt wurden.
Meine Tipps Azubis zum Schreiben zu motivieren:
- Verabreden Sie für das Führen des Berichtsheftes einen festen Zeitraum in der Woche
- Erläutern Sie den Azubis, dass es sich nicht um eine Beschäftigungstherapie handelt, sondern auch für sie selbst einen Nachweis über die vermittelten Fertigkeiten, Kenntnisse und Tätigkeiten bietet
- Stellen Sie früh klar: Das Berichtsheft bildet eine der Voraussetzungen für die Zulassung zur Abschlussprüfung, teilweise wird es heute schon für die Zwischenprüfung gefordert
Noch vor einigen Jahren war es üblich, dass Ausbildungsnachweise mit der Hand geschrieben wurden. Insbesondere in Handwerksberufen legten viele Ausbildungsverantwortliche auf die aussagekräftige Formulierung der Aufgaben.
Grundsätzlich gab und gibt es das Wochen- und das Tagesformat.
Die Kammern ermöglichen seit 2017 bei der Erstellung von Ausbildungsverträgen „schriftlich“ oder „digital/elektronisch“ auszuwählen.
Was genau bedeutet das für die Ausbilderinnen und Ausbilder?
Mit „schriftlich“ ist vielerorts noch handschriftlich gemeint. Und anderorts das Schreiben und Speichern in einer am PC erstellten Vorlage. Später wird auf den Ausdrucken noch die echte Unterschrift der Ausbilderin bzw. des Ausbilders und des Azubis benötigt. Alles muss eventuell zur Zwischenprüfung bzw. mind. zur letzten praktischen/mündlichen Prüfung den Kammern vorgelegt werden.
Hierfür nutzen die Betriebe eigene Vorlagen in Office, der Kammern oder die Ausbildungsnachweise in Heften.
Dürfen Auszubildende die Nachweise digital erfassen, steht in meist ein Tool zur Verfügung. Jedes Tool hat seine eigene Ausrichtung und entsprechende Anknüpfung an die Kammern. Denn es reicht leider nicht die Nachweise im Tool zu erfassen. Vielmehr müssen diese Nachweise auch in die Nachlese der Prüfer:innen gelangen.
Persönlich sehe ich in der digitalen Version einen Gewinn für uns Ausbilder:innen und für die Auszubildenden. Es geht in der Regel nichts mehr verloren, Fehler können schnell korrigiert werden und als Ausbilderin habe ich meist einen guten Überblick über bereits vorliegende Wochen.
Da die Angebote zahlreich sind und schnell verwirren können, habe ich für Sie eine Auswahl zusammengestellt.
Sowohl der Betrieb, die Ausbilder:innen und die Auszubildenden haben kostenlosen Zugriff auf das digitale Berichtsheft der IHK Berlin.
Die Auszubildenden erhalten nach Eintragung des Ausbildungsvertrages die erforderlichen Zugangsdaten für das Azubi-Portal der IHK Berlin.
Hauptverantwortliche der Ausbildung im Betrieb haben über ihren Unternehmenslogin Zugriff auf alle Ausbildungsnachweise der Auszubildenden. Die Ausbilder:innen erhalten über die den Unternehmensbereich den digitalen Zugriff eingerichtet. Ausbildende Fachkräfte bzw. Berufsschullehrer:innen werden über die Berichtsheftempfängerfunktion zur Kontrolle eingeladen.
Achtung! Aktuell sind die Websites der IHK deutschlandweit nicht erreichbar. Der Zugriff auf das online Berichtsheft als Unternehmen oder Azubi ist derzeit nicht möglich (Sep. 2022)
Vorteile:
- kostenlos für alle Ausbildungsbetriebe der IHK Berlin
- übersichtlich für Ausbilder:innen und ausbildende Fachkräfte
- DSGVO-konform
- einfach am PC nutzbar, mobil eingeschränkt
- Kommentarfunktion
- bequeme Nutzung
- Freigabeerinnerung per Mail
- Anerkennung als online Berichtsheft gewährleistet
Nachteile:
- keine Verknüpfung zum Ausbildungsrahmenplan
- unübersichtliche Darstellung offener und erledigter Berichte
- keine Kommunikation zwischen Berufsschullehrer:innen und Lernortausbilder:innen
Seit Frühjahr/Sommer gibt es über das Bildungsportal das online Berichtsheft der IHK Potsdam.
Jeder angeschlossene Betrieb kann sich nur für das Führen und Überprüfen des Berichtsheftes über das Bildungsportal registrieren. Leider waren alle Websites der IHK in Deutschland zum Zeitpunkt des Beitrages aufgrund eines Hackerangriffs nicht erreichbar. Daher konnte diese Funktion nicht getestet werden. Aus diesem Grund folgt in zeitnah die Neueinschätzung zum Angebot über das Bildungsportal. Bisherige Erkenntnisse werden ergänzt.
Vorteile:
- DSGVO-konform
- kostenlose Nutzung für Unternehmen, Ausbilder:innen und Auszubildende
- Anerkennung als online Berichtsheft gewährleistet
Nachteile:
- komplizierte Registrierung mit Zusendung eines Registrierungscodes per Brief
- Freigabe zur Nutzung muss durch Geschäftsleitung genehmigt werden
- Registrierung ist fehleranfällig und für Ausbilder:innen und Auszubildende unnötig kompliziert
Blok – das online Berichtsheft
Blok ist eines der ersten online Berichtshefte. Von Beginn an gab es die Möglichkeit eine Verknüpfung zum Ausbildungsrahmplan einzurichten und die erledigten Lernziele zu dokumentieren. Die Übersicht erledigter Wochen für einzelne Azubis ist übersichtlich gestaltet und eine entsprechende Erinnerungsfunktion inklusive.
Vorteile:
- Verknüpfung mit Ausbildungsrahmenplan
- zeigt fehlende Lernzielbereiche auf
- zeit- und ortsunabhängig
- der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess ist leicht verständlich und effektiv getaltet
- für alle Auszubildenden kostenfrei
- fördert die Kommunikation mit Berufsschullehrer:innen und anderen Lernortausbilder:innen
- frei wählbar, ob die Übermittlung an die Kammer digital oder in papierform erfolgen soll
- Kommentarfunktion
- Zugriff über mobil möglich
Nachteile:
- Schnittstelle zu Kammern noch nicht optimal gelöst
- umfangreiche Ersteinrichtung
- kostenpflichtig für Unternehmen
Digitales Berichtsheft bringt ähnliche Administrationsmöglichkeiten mit, wie Blok. Die Verknüpfung zum Ausbildungrahmenplan wird nicht explizit ausgeschrieben.
Besonders interessant finde ich die Möglichkeit das Berichtsheft mit Freigabe durch den Betrieb an Prüferinnen und Prüfer freizugeben. Ob und wie diese Funktion von den Kammern allerdings angenommen wird, ist unklar. Aus meiner Praxis kenne ich einige Prüfer:innen für verschiedene Berufe, alle nutzen in der Regel die von den Kammern bereitgestellten Plattformen.
Von den kostenpflichtigen Angeboten ist es die günstigste.
Vorteile:
- einfacher Genehmigungsprozess
- Kommunikation zwischen Ausbilder:innen und Azubis
- zusätzliche Anhänge können hochgeladen werden
- Berichte können diktiert werden
- Statistiken: Anzahl Tage im Betrieb, Berufsschule, krank etc.
- Erklärvideos für die Nutzung
Nachteile:
- kostenpflichtig
- keine direkte Schnittstelle zu Kammern
- bei Erstinbetriebnahme, Administrationsaufwand
Azubiheft ist ein weiteres online-Berichtsheft, welches für Auszubildenden kostenlos und für Unternehmen kostenpflichtig ist. Für Unternehmen bietet es umfangreichen Administrationsmöglichkeiten, die über das eigene CD hinausgehen. Auch in diesem Tool ist die Möglichkeit der Verbindung zu Ausbildungsrahmenplänen geschaffen worden.
Neben dem Export der Berichte als Pdf, können Ausbilder:innen die Berichte schnell und unkompliziert an- bzw. ablehnen und mit den Auszubildenden kommunizieren.
In der Grundversion bietet das Tool einiges, was mit einem Add-on sinnvoll ergänzt werden kann. Mit dem Add-on können Beurteilungsbögen, Einsatzplanung und vieles mehr integriert werden.
Vorteile:
- strukturierte Genehmigungsprozesse
- für Auszubildende kostenlos
- erweiterbar
- zeit- und ortsunabhängig nutzbar
- wöchentliche/monatliche Berichte per Mail oder im Pdf-Format
- Serverstandort Deutschland
- App für Berichtsheftführung
Nachteile:
- kostenpflichtig
- Schnittstelle zu Kammern unklar
Dieses online-Berichtsheft ist nur für Auszubildende und nach Registrierung kostenlos. Berichtsheft.me bietet die Möglichkeit die täglich, wöchentlich oder monatliche Berichte zu schreiben.
Dieses kostenlose Angebot beinhaltet einige Features, die die Nutzung strukturiert und übersichtlich gestalten.
Vorteile:
- kostenlos
- verschiedene Vorlagen, IHK-konform
- Statistiken
- für die Nutzung auf mobilen Geräten optimiert
Nachteile:
- Serverstandort unklar
- Berichtsheft muss gedruckt und von Ausbilder:innen unterschrieben werden
- kein Genehmigungsprozess
- keine Kommunikation zwischen Ausbilder:innen und Azubis
Ich möchte ausdrücklich darauf hinweisen, dass ich keinen Werbevertrag mit den genannten Anbietern habe und diese Liste in keiner Weise als vollständig zu betrachten ist.
Haben Sie Interesse an Lösungen, die Ihre Ausbildungsarbeit erleichtern?
Ich stehe Ihnen gern mit meiner Expertise zum Thema Digitalisierung in der Administration und Ausbildung zur Verfügung.
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