Was tut man nicht alles, um den Auszu­bil­denden einen guten Einstieg in die Ausbildung zu bieten. Da gibt es einen Willkom­menstag, kleine Geschenke, eine gute Erstaus­stat­tung und vieles mehr. Und dann geht es los. Die Ausbildung läuft an. Mit dem Start kommen die ersten Fragen der Azubis. Fragen, die eigent­lich immer wieder auftreten. In Neudeutsch sagt man vieler­orts heute einfach „FAQ“ – Frequently Asked Questions.

Solche Fragen bieten sich an, festge­halten zu werden und jeder­zeit verfügbar zu machen.

Um welche Fragen handelt es sich in der Regel?

An wen muss ich mich wenden, wenn ich Fragen zu meinem Ausbil­dungs­ver­trag habe? Ich habe eine Frage zu meiner Gehalts­ab­rech­nung. Wo bekomme ich mein Ticket für die Öffent­li­chen? Wie ist denn die Rufnummer meines Ausbil­dungs­be­treuers? und und und…

Aus meiner Erfah­rung treten diese Fragen noch nach zwei Jahren Ausbildung auf. Scheinbar gibt es sowas wie Notiz­bü­cher nicht mehr. Selbst in Handys werden die Nummern erst nach mehrma­liger Übung abgespeichert.

Es gibt Abhilfe. Sie ersetzt sicher nicht die Erstin­for­ma­tion. Verweise, wenn die Fragen kommen, können jedoch erheb­lich zur Selbst­stän­dig­keit der Azubis beitragen. Eine solche Dokumen­ta­tion – nennen wir sie Einfüh­rungs­mappe, Willkom­mens­bro­schüre, Onboar­ding-Handout – fasst die häufigen Fragen und wichtigsten Infor­ma­tionen an einem Ort zusammen und ist jeder­zeit wieder neu aufzulegen.

In der heutigen Zeit sollte man durchaus in die Überle­gungen einbe­ziehen die die „Mappe“ digital zu gestalten und auf der firmen­in­ternen Infor­ma­ti­ons­platt­form, z. B. dem Intranet, zur Verfü­gung zu stellen. Die Broschüre lässt sich im unter­neh­mens­ei­genen Office oder netter in einem Grafik­pro­gramm aufbe­reiten und als Pdf zur Verfü­gung stellen.

Kosten­lose Grafik­pro­gramme: Canva und Gimp (Ich habe keinen Werbe­ver­trag mit Canva oder Gimp!)

Nicht zu altba­cken bitte!

Nutzen Sie Unter­neh­mens­bilder, Fotos von Ansprechpartner:innen, Farben, modern gestal­tete Infobe­reiche, Pikto­gramme, kurzen prägnanten Text statt langer Abhand­lungen. Es geht auch im TikTok-Stil in kurzen Videos. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf.

Das sind unter­and­erem Themen, die sich perfekt für ein Azubi-Projekt eignen.

Sie haben kein eigenes Intranet? Es lässt sich das kosten­günstig auch über Tools, wie Meister­task und Co perfekt reali­sieren. Infos dazu in meinem Blogbei­trag: https://bildungsarchitektin.de/ausbildungsplanung-mit-meistertask-co

Bitte beachten Sie, den Zugriff nicht zu umständ­lich zu gestalten. Zum Beispiel im Unter­neh­mens­ver­zeichnis: U:\Users\azubis\Informationen\Dokumente\Ausbildung\Onboarding…….

Das findet sonst niemand wieder!

Ich habe Ihnen im Folgenden eine Liste zusam­men­ge­stellt, was in eine Einfüh­rungs­mappe gehören könnte. Die Liste erhebt nicht den Anspruch der Vollstän­dig­keit. Ergänzen Sie auf Basis eigener Abläufe oder lassen Sie Themen weg. Ganz nach Bedarf.

Was muss nun wirklich rein?

Begrü­ßungs­worte Geschäfts­füh­rung, Ausbil­dungs­lei­tung etc.

Unter­neh­mens­ge­schichte

Leitbild, Verhal­tens­kodex

Organi­gramm mit Namen und Bildern

wichtigste Ansprechpartner:innen im Unter­nehmen mit Kontakt­daten, z. B. Ausbil­dungs­lei­tung, Ausbilder:innen, Perso­nal­ab­tei­lung, Betriebsrat etc.

Wichtige Adressen: Filialen, Berufs­schule, Kammern

betrieb­li­cher Ausbildungsplan

Abläufe, z. B.

• Arbeits­zeit­er­fas­sung
• Arbeits­zeiten und Pausen
• Verspä­tungen
• Krank­mel­dung
• Urlaub
• Arbeits­un­fall
• Daten­schutz
• Nachun­ter­su­chung für unter 18jährige
• Berichts­heft
• Zeugnisse
• Anträge, Beschei­ni­gungen
• Schul­an­mel­dung, Schul­be­such, Schul­be­ur­lau­bung, Berufsschulkarte
• Prüfungs­an­mel­dung, Einla­dung, Prüfungsergebnisse
• Prüfungs­vor­be­rei­tung
• Feedback­kon­zept
• Übernah­me­kon­zept

interne Infor­ma­tions- und Kommunikationsplattformen

Unter­stüt­zungs­an­ge­bote, z. B. Nachhilfe, Suchtbeauftragte,

Unter­neh­mens-Social Media-Profil

Ich bin gespannt, wie diese wichtigen Infor­ma­tionen Ihren Auszu­bil­denden zur Verfü­gung stellen. Ich freue mich, wenn uns hier ein Beispiel zur Anregung verlinken.

Sie wollen neben der Willkom­mens­bro­schüre den perfekten Einstieg für Ihre Azubis planen und umsetzen und wünschen sich aktive Unterstützung?

Gern stehe ich Ihnen mit frischen Ideen und meiner Erfah­rung zur Seite. Verein­baren Sie Ihr persön­li­ches Erstgespräch.